Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Sportclub Loppersum (hierna SCL)

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De invoering van de AVG heeft tot gevolg dat vanaf 25 mei 2018 dezelfde privacywetgeving geldt in de gehele Europese Unie.

De AVG heeft tot doel de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen en legt vast hoe organisaties om moeten gaan met persoonsgegevens. SCL, gevestigd aan de Bosweg 27 in Loppersum, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Persoonsgegevens die wij verwerken

SCL verwerkt je persoonsgegevens omdat je in een bepaalde hoedanigheid aan SCL verbonden bent. In alle gevallen gaat het om gegevens die je zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij van leden verwerken:

Geslacht
Voornaam
Roepnaam
Achternaam
Geboortedatum
Straat
Huisnummer
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
E-mailadres

LET OP: de meeste leden worden ook lid van de KNVB die haar eigen privacyverklaring heeft. SCL geeft bovenstaande persoonsgegevens door aan de KNVB via SportLink. Bij leden jonger dan 16 jaar, worden ook voor- en achternaam, telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen) van ouders doorgegeven.

Van personen met een arbeidsovereenkomst met SCL verwerken wij de volgende gegevens:

Geslacht
Voornaam
Roepnaam
Achternaam
Geboortedatum
Straat
Huisnummer
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
E-mailadres
IBAN
Kopie ID
VOG

SCL verwerkt de volgende persoonsgegevens van sponsoren:

Bedrijfsnaam
Voornaam
Achternaam
Straat
Huisnummer
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
E-mailadres

De volgende gegevens van donateurs en leden van de club van 50 verwerken wij:

Voornaam
Achternaam
Straat
Huisnummer
Postcode
Plaats
Telefoonnummer
E-mailadres

Van de pupil van de week verwerken wij de volgende gegevens:

Naam
Leeftijd
School en schoolgroep
Hobby’s en andere weetjes als ‘beste vriend’, ‘lievelingssport’, ‘lievelingseten’ en ‘plek op het veld’

Doel en basis van grondslag waarop wij persoonsgegevens verwerken

SCL verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Eigen ledenadministratie
Aanvragen lidmaatschap KNVB (SportLink)
Het afhandelen van (contributie)betalingen (ClubCollect)
Verzenden van onze nieuwsbrief
Organisatie en communicatie rond teamindelingen
Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is rondom de wedstrijden en trainingen
Je te informeren over eventuele (beleids)wijzigingen of evenementen
Uitvoering te geven aan een arbeidsovereenkomst
Administratie te kunnen uitvoeren ten aanzien van sponsoren, donateurs en leden van de club van 50.

Hoe we persoonsgegevens verzamelen en bewaren

SCL verzamelt nooit persoonsgegevens zonder uw toestemming. SCL verkrijgt uw gegevens door het achterlaten van informatie in formulieren of via direct contact met u. De gegevens worden opgeslagen in één centrale database die alleen door functionarissen van de club geraadpleegd kan worden. Functionarissen zijn: wedstrijdsecretaris, bestuursleden, leiders, trainers, leden van de toernooicommissie, pupil-van-de-week-/verjaardagskaart-coördinator, webmaster, materiaalbeheerder, ledenadministrateur en clubkledingbeheerder.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

SCL bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens nodig hebben. SCL bewaart deze gegevens zolang er een overeenkomst is tussen de desbetreffende personen (leden, sponsoren, trainers en vrijwilligers) en de vereniging. Daarna worden de gegevens verwijderd uit het administratiesysteem, waarbij opgemerkt moet worden dat dit slechts mogelijk is wanneer dit past binnen de wettelijk vastgelegde bewaarplicht.

Geautomatiseerde besluitvorming

SCL neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van SCL) tussen zit.

Webformulieren

Indien u gebruik maakt van een webformulier op de website beschikken wij over de persoonsgegevens die u op dit formulier invult. Deze gegevens kunnen tijdens het invullen niet worden onderschept door anderen, omdat deze site gebruik maakt van een SSL-Certificaat en het HTTPS-protocol. Uiteraard zijn deze gegevens na verzending wel bij ons bekend, maar wij benadrukken dat we deze gegevens nooit delen met andere partijen en dat we ze zelf ook niet gebruiken voor andere doeleinden, zoals het ongevraagd versturen van e-mails of andere reclameboodschappen.
Het door u ingevulde formulier komt bij ons in een database. Nadat de relevantie van de ingezonden gegevens verstreken is, verwijderen we de records uit de database.

Delen van persoonsgegevens met anderen

SCL verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht (Sportlink - ledenadministratie KNVB en ClubCollect - inning contributie), sluit SCL een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. SCL blijft eindverantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

SCL maakt geen gebruik van technische en/of functionele cookies. Op de website van SCL kan slechts ingelogd worden door functionarissen, waarbij na de inlog een sessie wordt gestart en er 4 sessievariabelen worden geladen die de content stroomlijnen naar de functie van de ingelogde persoon. Een sessie verloopt na 24 minuten.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar ledenadministratie@scloppersum.nl . Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we jou om in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van je privacy. SCL zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek reageren.

Toestemming en bezwaar

Conform de regels zoals vastgelegd in de AVG slaat SCL alleen relevante en toegestane informatie op, voor de duur die noodzakelijk is en met uw verleende toestemming. Wilt u bezwaar maken tegen de vastlegging van uw persoonsgegevens, inzage verkrijgen in uw persoonsgegevens zoals vastgelegd bij SCL of uw verleende toestemming intrekken? Neem dan contact op met SCL via scloppersum@telfort.

Meer over de AVG leest u op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg

Gebruik website, presentatiegids, nieuwsbrief, social media en what’s app

SCL beheert de website www.scloppersum.nl, de facebookpagina @scloppersum en het twitteraccount @scloppersum. Deze media hebben tot doel informatie te verstrekken over de vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden. Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij SCL. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enigerlei wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij SCL zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers van de teams. De presentatiegids en de nieuwsbrief vormen hier een uitzondering op: de voor- en achternamen van spelers (per team) kunnen hierin worden vermeld. Als hij/zij het hiermee niet eens is, wordt de achternaam verwijderd. Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor de club zoals leden van het bestuur en begeleiders/trainers van de teams.
Binnen veel teams wordt gebruikt gemaakt van What’s-app-groepen waarin naast relevante teaminformatie vaak ook foto- en video-opnamen worden gedeeld. Dit wordt door SCL beschouwd als ‘privé-gebruik’; het is daarmee aan de gebruikers om er verstandig mee om te gaan.
Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen SCL-website, presentatiegids, nieuwsbrief, SCL facebook-pagina en het eigen SCL-twitter-account.

Maken van foto- en video-opnames

Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen/kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:

Wedstrijden en (officiële) toernooien
Verenigingsactiviteiten
Tijdens trainingen
T.b.v. de presentatiegids

Binnen SCL is het niet toegestaan foto’s en of opnames te maken in de kleedkamer of doucheruimtes, behoudens de traditionele kampioensfoto met wedstrijdkleren aan onder de douche.
Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen mits het eigen kind betreft, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor.
Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen.
In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur. Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Publiceren van foto- en video-opnames door SCL

SCL plaatst geen foto- en video-opnames van leden op haar website, in de nieuwbrief of in de presentatiegids zonder toestemming van de geportretteerde(n) met uitzondering van teamfoto’s: elke teamfoto die gemaakt wordt, kan de club gebruiken op de website, in de nieuwsbrief, in de presentatiegids of in de krant. Als een lid dat persé niet wil, moet het lid zich niet vast laten leggen op een teamfoto. Die verantwoordelijkheid ligt in zijn geheel bij het lid of zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger.

Sancties

Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokken ouders worden direct geïnformeerd.